Reiskostenvergoeding: hoe en wat voor werkgevers

Of en in hoeverre werknemers recht hebben op reiskostenvergoeding, hangt af van een aantal factoren. En als er een reiskostenvergoeding wordt uitgekeerd, kan dit fiscale voordelen opleveren. Lees hier hoe het zit met de regelgeving er rond het uitkeren van een reiskostenvergoeding.

Reiskosten eigen vervoer

Als personeel met eigen vervoer naar het werk rijdt, dan kan de werkgever hier een vergoeding voor betalen. Maar de werkgever is hier alleen toe verplicht als dat vastgelegd is in bedrijfsregelingen, de cao, of het arbeidscontract. Reiskostenvergoeding is –kortom- niet wettelijk geregeld.

Over een reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer of minder, hoeven werknemers geen belasting te betalen. En de werkgever hoeft hierover geen loonheffing in te houden. Als de vergoeding hoger is dan € 0,19 per kilometer, dan beschouwt de Belastingdienst het deel boven dit bedrag als loon, en wordt het als zodanig belast.

Voor de kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoersmiddel de werknemer gebruikt.

Reiskosten ov

Werknemers die van en naar hun werk met het openbaar vervoer reizen, kunnen hiervoor een reiskostenvergoeding krijgen. Net als bij de vergoeding voor eigen vervoer, is ook het vergoeden van kosten voor het ov alleen verplicht voor werkgevers als dit is vastgelegd in een (collectieve) arbeidsovereenkomst. De werkgever kan ervoor kiezen om ofwel €0,19 per kilometer te vergoeden, ofwel de kosten voor vervoersbewijzen of abonnementen volledig aan de werknemer uit te betalen.

Werknemers die voor werk met het openbaar vervoer, kunnen –mits de woon-werk afstand groter is dan tien kilometer- de kosten die ze hiervoor maken aftrekken bij de aangifte inkomstenbelasting.

De hoogte van het maximaal af te trekken bedrag is afhankelijk van de woon-werk afstand en het aantal dagen dat de werknemer met het ov naar en van het werk reist. Het aftrekbare bedrag (2021) vind je in onderstaande tabel:

reiskostenvergoeding overzicht Belastingdienst

Bron: Belastingdienst.nl

Reiskostenvergoeding bij carpoolen

Werkgevers kunnen als ze carpoolmogelijkheden aanbieden, €0,19 van de reiskosten vergoeden aan de chauffeur. Wanneer personeel zelf het carpoolen regelt, mag iedere werknemer (dus ook de passagiers) hiervoor een belastingvrije vergoeding krijgen van €0,19.

Parkeerkosten

Als werknemers gebruik maken van parkeergelegenheid op de werkplek, dan mag de werkgever deze volgens de nihilwaardering onbelast aanbieden. De vergoeding van kosten van het parkeren vallen dan niet onder het loon. Dit is ook het geval wanneer een werknemer met een auto van de zaak parkeert buiten de werkplek. Omdat de auto van de werkgever is, mogen de parkeerkosten onbelast vergoed worden. Maar wanneer de werknemer parkeerkosten van een eigen auto vergoed krijgt van de werkgever, dan is deze vergoeding wél belast: deze moet als loon worden opgegeven. Dit loon mag worden opgegeven als eindheffingsloon (vrije ruimte). Let als je parkeerkosten opgeeft als eindheffingsloon wel op dat je onder de drempel blijft.

Meer weten?

Wil je meer lezen over fiscale voordelen? In dit artikel staan ze op een rij voor particulieren. Ondernemers vinden hier een overzicht met kortingen op de inkomstenbelasting, en hier op de vennootschapsbelasting. Of lees verder over arbeidsvoorwaarden in   de cao   of   het arbeidscontract.   De Belastingdienst voorziet in aanvullende informatie over  vervoer, reiskosten en kilometervergoeding.