Werkkostenregeling, nu echt vanaf 2015

Nieuwe werkkostenregeling
Per 1 januari 2011 is de nieuwe werkkostenregeling in werking getreden. Deze regeling vervangt het regime voor het vergoeden en verstrekken van kosten in het kader van de dienstbetrekking. De nieuwe regeling wordt pas in 2015 verplicht. Voor 2011, 2012, 2013 en 2014 geldt de overgangsregeling, dus dan kunnen de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen ook nog toegepast worden. Bij keuze voor het huidige regime blijft alles bij het oude, behalve een nieuw maximum van € 454,- per werknemer voor incidentele personeelsvoorzieningen. Dit betreffen personeelsfeesten en reizen.

Wanneer geldt de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling geldt hoofdzakelijk voor loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. De regeling heeft dus geen betrekking op vergoedingen en verstrekkingen die niet tot het loon behoren en loon dat verkregen is uit eerdere dienstbetrekkingen.

Vrije ruimte of loon?
Vanaf 2014 kan maximaal 1,4% van het totale fiscale loon – dat wil zeggen het loon van al de werknemers tezamen – besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Deze 1,4% van het totale fiscale loon wordt de vrije ruimte genoemd. Als deze 1,4% wordt overschreden, wordt op het bedrag boven de vrije ruimte 80% loonbelasting ingehouden.

In het Belastingplan 2013 is besloten het percentage te verhogen naar 1,5%. Vanaf 1 januari 2013 kan dus 1,5% van het totale fiscale loon belast vergoed worden.
Als bepaald is of een vergoeding of verstrekking loon is, dan kan gekozen worden om dit loon als loon te behandelen of in de vrije ruimte onder te brengen. De keuze wordt gemaakt door in de administratie de regels van de werkkostenregeling toe te passen, of de vergoeding of verstrekking te behandelen als loon van de werknemer. Als de vergoeding of verstrekking wordt behandeld als loon van de werknemer, gelden dezelfde regels als voor regulier loon. Een auto van de zaak, een dienstwoning, boetes en vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten zijn altijd loon van de werknemer. Deze kunnen dus niet binnen de werkkostenregeling vallen. Gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen kan je onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat het ten koste gaat van de vrije ruimte.

Gekozen voor de werkkostenregeling, en nu?
Er hoeft niet aangegeven worden bij de Belastingdienst of gekozen is voor de werkkostenregeling, dit blijkt uit de administratie. De administratie moet wel worden aangepast. Uit deze administratie moet namelijk blijken of het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte (1,4% van de loonsom) blijft. Als vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte zijn ondergebracht, hoeft de werknemer niet eerst zelf kosten te maken. Betalingsbewijzen en bonnen van de werknemers zijn dus niet nodig. Je moet zelf bijhouden wanneer de 1,4% vrije ruimte wordt overschreden en wanneer de eindheffing van 80% betaald moet worden.

Een rekenvoorbeeld 
Je hebt een bedrijf met 5 werknemers, met een totaal loon van € 150.000,-. De vrije ruimte is dan 1,5% * € 150.000,- = € 2.250,-. Er kan dan gemiddeld € 175,- per maand onbelaste vergoedingen en verstrekkingen besteed worden in de vrije ruimte. Het bedrag per maand en per werknemer mag verschillen, maar over al hetgeen boven € 2.250,- wordt 80% eindheffing gerekend.

Gebruikelijkheidstoets
Er gaat echter wel een gebruikelijkheidtoets gelden. De waarde van de aangewezen vergoedingen mag niet in belangrijke mate (> 30%) afwijken van wat bij andere gevallen in overeenkomstige omstandigheden redelijk is. De Belastingdienst moet dan met bewijzen van overeenkomstige gevallen komen om hard te kunnen maken dat de kosten in belangrijke mate afwijken.

Gerichte vrijstellingen
Voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen gelden gerichte vrijstellingen. Dit houdt in dat zij niet meegerekend hoeven te worden voor loon of de werkkostenregeling:

* Vervoer en reiskosten (abonnementen, kostenvergoedingen kilometers (max 0,19 EUR per km, losse kaartjes voor zakelijke reizen);

* Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking;

* Bijscholing, cursussen, congressen, vakliteratuur (alleen op werkplek), training e.d., voor zover van belang voor het werk van de werknemer;

* Studie- en opleidingskosten; Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC procedures);

* Outplacement;

* Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d.;

* Verhuiskosten;

* Fiets, elektrische fiets, scooter etc: maximaal 0,19 EUR per km.;

* Extraterritoriale kosten.

Loon in natura met nihilwaardering
Voor bepaalde soorten loon in natura geldt een nihil waardering. Dat betekent dat dit loon in natura niet bovenop het reguliere loon wordt opgeteld:

- Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;

- Arbo-voorzieningen;

- Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;

- Uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft;

- Mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is; Portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is;

- OV-jaarkaart en voordeelurenkaart als jouw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt;

Rekenvoorbeeld
Als de werknemer een vaste vergoeding voor het woon-werkverkeer verstrekt van 0,19 EUR per kilometer op basis van 214 dagen per jaar, valt deze vergoeding onder de gerichte vrijstelling voor vervoer van de werkkostenregeling. Als de werknemer 0,29 EUR per kilometer vergoed, is dit een bovenmatige gerichte vrijstelling. De 10 eurocent is het bovenmatige deel van de gerichte vrijstelling. Dit kan als belast loon worden bestempeld of het kan ondergebracht worden in de vrije ruimte. Of het voordeliger is om gebruik te maken van de werkkostenregeling of om de kosten bij het loon op te tellen, hangt af van de persoonlijke situatie. Wij adviseren je hierbij graag