Werkgevers betalen te veel sociale premies door administratiefouten

Uit onderzoek is gebleken dat de helft van de grote werkgevers maakt fouten in de salarisadministratie waardoor vaak veel geld wordt misgelopen. De wet- en regelgeving is te complex en verandert jaarlijks.

Sociale zekerheid
Sociale zekerheid zorgt ervoor dat als je tijdelijk of blijvend niet in je eigen inkomen kunt voorzien, dat je vanuit het stelsel wel verzekerd bent van inkomen of verzorging. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de situaties van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid.

Om deze sociale zekerheid te realiseren is iedereen die werkt verplicht om over een deel van zijn inkomen de zogeheten premies sociale verzekeringen te betalen. Met betrekking tot de verplichting van werknemers houden werkgevers deze premies in op het loon en dragen deze premies vervolgens af aan de Belastingdienst.

Onderzoek
Aon is een verzekeringsmakelaar die onderzoek heeft gedaan naar de correctheid van het afdragen van de sociale premies door werkgevers. Aon voerde het onderzoek uit tussen 2009 en 2012 bij werkgevers met meer dan 250 werknemers. Hierbij was van belang dat de werkgevers de salarisadministratie in eigen beheer hadden. Gebleken is dat bij de afdracht van sociale premies aan de Belastingdienst veel fouten worden gemaakt. Uit het onderzoek blijkt dat bijna de helft (46 %) van de organisaties geld liet liggen door fouten in de salarisadministratie. Slechts bij 4 procent van de onderzochte werkgevers bleek dat zij te weinig premies hebben afgedragen, waardoor zij risico op een naheffing lopen.

Uit onderzoek komt aldus naar voren dat de helft van de onderzochte organisaties foutieve salarisadministraties leverden, waardoor gemiddeld door de werkgever €98.709 te veel werd afgedragen.

Fouten
Uit het onderzoek van Aon blijkt dat de fouten die werkgevers maken drie oorzaken hebben. Ten eerste zorgt het softwareprogramma waarmee organisaties werken voor fouten. Bij sommige systemen zijn veel handmatige acties vereist, waardoor de kans op fouten wordt vergroot.

Daarnaast komt naar voren dat accountants bij controle slechts kijken naar de eindbalans van de organisatie, wat het waarnemen van inhoudelijke fouten bijna onmogelijk maakt. Tot slot zorgt het verkeerd toepassen van de wet- en regelgeving voor de meeste fouten in de salarisadministratie. Salarisadministrateurs dienen de wet- en regelgeving goed te kennen, maar de wet- en regelgeving verandert jaarlijks en is ingewikkeld.

Advies
De huidige wet- en regelgeving op het gebied van sociale zekerheid is ingewikkeld en verandert continu. De werkgever wordt geacht alle ontwikkelingen bij te houden en correct toe te passen binnen de eigen organisatie, wat geen eenvoudige opgave is. Wij adviseren dan ook dat werkgevers een onderzoek naar de salarisadministratie uit laten uitvoeren door een onafhankelijke derde. Het blijkt dat salarisadministrateurs de regelingen onvoldoende kennen, wat leidt tot de vele fouten in de administratie.

Het is daarnaast belangrijk dat organisaties niet alleen rekening houden met de salarisadministratie van het huidige jaar, maar ook met de administratie van de laatste jaren. Werkgevers kunnen net als de Belastingdienst tot vijf jaar terug correcties uitvoeren op hun administratie. In veel gevallen heeft de Belastingdienst al een controle gedaan, maar blijkt dat werkgevers een aantal regelingen toch niet optimaal benutten. De fiscus controleert met name het te betalen deel en wijst werkgevers slechts beperkt op de mogelijkheden.

Heb je vragen over hoe je de sociale premies op de juiste wijze afdraagt? Neem dan gerust contact met ons op.  

Bronvermelding:
FD 11 april 2013
AON onderzoek