Loonadministratie

Je bent toe aan het aannemen van je eerste werknemer of misschien heb je al personeel in dienst. Om ook de 'technische' kant van het werkgeverschap goed te regelen, is het zaak de loonadministratie op orde te hebben. Waar je onder andere aan moet denken bij het voeren van de loonadministratie lees je in dit artikel. 

Arbeidscontract
Om te beginnen stel je een arbeidscontract op. Dit contract bevat de gemaakte afspraken tussen jou en de werknemer. Te denken valt aan werktijden, ziekteverzuim, vakantiedagen, de aard van het werk, de lengte van het contract en dergelijke. Let erop dat je bij het opstellen van een arbeidscontract aan bepaalde wettelijke regels gebonden bent. Soms ben je verplicht de geldende regels van de cao te volgen. Heb je vragen over het opstellen van een arbeidscontract? Wij helpen je hier graag bij.

Als je het arbeidscontract wilt opzeggen, let dan op de aanzegtermijn. Ben je hier te laat mee, dan heeft je werknemer nog recht op een extra maand salaris.  

Loonadministratie
Als je je werknemers uitbetaalt, ben je verplicht een loonadministratie bij te houden. De loonadministratie bestaat uit verschillende berekeningen en documenten, te weten de loonstaten, de jaaropgaven en de loonstroken.

Je kunt je werknemer ook vergoeden voor overige vergoedingen en verstrekkingen. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan abonnementen op vakliteratuur, een OV-jaarabonnement, consumpties tijdens werktijd en dergelijke. Het is wettelijk vastgesteld of deze vergoedingen tot het loon van de werknemer behoren of zijn vrijgesteld binnen de werkkostenregeling. Als werkgever ben je verplicht deze vergoedingen en verstrekkingen op te nemen in je administratie. Alles over de werkkostenregeling lees je hier.

Vraag bij je werknemer altijd zijn legitimatiebewijs op. Daarnaast is het belangrijk dat de werknemer het formulier loonheffingskorting invult. Dan weet je of je wel of niet de loonheffingskorting toepast in de loonaangiften. Het legitimatiebewijs en het formulier loonheffingskorting zijn onderdeel van de administratie.

Loonstrook
De werknemer heeft recht op een schriftelijk overzicht van de verdiensten per betalingsperiode. Dit is de loonstrook, ofwel de salarisspecificatie. Op de loonstrook staat het brutoloon vermeld, welke inhoudingen er zijn, de periode waarop de verdiensten betrekkingen hebben etc.

Het is belangrijk dat ten minste het minimumloon wordt uitbetaald. Als de cao gevolgd wordt, let er dan op dat de salarissen periodiek stijgen en je het salaris van je werknemer hierop aanpast.

Belastingdienst en loonheffingen
Heb je nog geen loonheffingennummer, dan vraag je een loonheffingennummer aan bij de Belastingdienst. Als je een loonheffingennummer ontvangt ben je officieel werkgever voor de Belastingdienst en inhoudingsplichtige voor de loonbelastingen. Dit betekent dat je periodiek aangifte loonheffingen doet.

Op het loon van je werknemer houdt je loonbelasting en premies volksverzekeringen in. Je werknemer ontvangt dus geen brutobedrag, maar een nettobedrag waar de loonbelasting en premies vanaf zijn getrokken. Die loonbelasting en premies betaal jij aan de Belastingdienst.

Als werkgever ben je daarnaast ook premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Gedeeltelijk worden deze ingehouden op het loon van je werknemer, maar een deel hiervan is het  'bruto-bruto'
gedeelte van het loon. Dat zijn de loonkosten die je kwijt bent bovenop het brutoloon van je werknemer.

Pensioenen
Je kunt met je werknemer overeenkomen dat je inhoudingen doet voor pensioenen of andere regelingen. Dit kan gemakkelijk meegenomen worden in de loonadministratie.

Heb je vragen over het voeren van een loonadministratie of wil je dit uitbesteden, neem dan gerust contact met ons op.