Het noodzakelijkheidscriterium bij het verstrekken van laptops en mobiele telefoons

De regels voor het verstrekken van computers en andere communicatiemiddelen zullen per 1 januari 2015 veranderen. Althans, als het aan het kabinet ligt.

Voorstel kabinet
Het voorstel dat is bedacht wordt meegenomen in het wetsvoorstel Belastingplan 2015 dat op Prinsjesdag wordt ingediend. Daarmee hoopt het kabinet het criterium per 1 januari 2015 te kunnen invoeren. Op dit moment wordt nog een onderscheid gemaakt tussen computers en communicatiemiddelen, zoals smartphones. Dit onderscheid geldt zowel bij de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen als bij de werkkostenregeling. In 2015 komt deze uitzondering waarschijnlijk te vervallen en zal er voor al deze voorzieningen één regeling gelden.

Wat zijn de nieuwe plannen?
Voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, zoals bijvoorbeeld mininotebooks wil men het noodzakelijkheidscriterium invoeren. Dat betekent dat de werkgever zo’n voorziening aan de werknemer kan verstrekken, indien hij dat in het kader van zijn bedrijfsvoering noodzakelijk acht. Als aan dat criterium is voldaan, worden de vergoedingen en verstrekkingen niet als belastbaar loon aangemerkt.

Eisen van 90% en 10% zakelijk gebruik vervallen
Met het nieuwe noodzakelijkheidscriterium wordt het privévoordeel losgelaten. Als de werkgever de voorziening in het kader van zijn bedrijfsvoering noodzakelijk acht, dan hoeft hij fiscaal geen rekening te houden met het privévoordeel van de werknemer. Daarmee vervallen dus ook de eisen van zakelijk gebruik van meer dan 90% voor computers en het minimaal zakelijk gebruik van 10% voor communicatiemiddelen.

Wat is noodzakelijk?
Inherent aan het noodzakelijkheidscriterium is dat de laptop, of mobiele telefoon feitelijk en daadwerkelijk bij de uitoefening van de dienstbetrekking moet worden gebruikt. Maar hoe het noodzakelijkheidscriterium verder wordt ingevuld, zal in de praktijk blijken. Het voordeel van een open norm is dat het kan meegaan met de maatschappelijke ontwikkelingen. Daartegenover staat echter onduidelijkheid. Er komen vooralsnog geen lijstjes waarin limitatief de vergoedingen en verstrekkingen worden genoemd die zonder meer als noodzakelijk worden gekwalificeerd. Wat voor de ene onderneming noodzakelijk is, hoeft immers voor de andere onderneming niet noodzakelijk te zijn.

Wie bepaalt dat het noodzakelijk is?
In eerste instantie zal de werkgever bepalen of het noodzakelijk is om een tablet of smartphone e.d. te verstrekken. Hij zal aannemelijk moeten maken dat hij het initiatief nam voor de voorziening en dat de kosten voor zijn rekening komen. Als de inspecteur twijfelt, dan zal de inspecteur dienen te bewijzen dat de voorziening (primair)aan de werknemer is gegeven, enkel met de intentie om hem te belonen of bevoordelen.