Bedrijfsauto in de loonheffing

Als ondernemer kun je je personeel voorzien van een bedrijfsauto. De werknemer rijdt dan zakelijk -en soms ook privé- in een auto die je hebt ingekocht en afschrijft op je bedrijf. Dit gebruik kan gevolgen hebben voor de aangifte loonbelasting. Ook als dga in een bv of nv, sta je op de loonlijst en moet het gebruik van een bedrijfsauto mogelijk opgegeven worden in de loonheffing. De regelingen gelden dan voor jou op dezelfde manier als voor je werknemers. Salupa legt je in dit artikel uit wat je moet weten en waar je op moet letten.

Bedrijfsauto in de loonheffing: wel of geen bijtelling?

In de loonheffing zijn er twee opties voor de fiscale behandeling van de auto.

1. De zakelijke auto wordt jaarlijks minder dan 500 kilometer privé gebruikt

Heb je een medewerker(s) die niet of nauwelijks privé gebruikmaakt van een bedrijfsauto?  Als je met een rittenadministratie kunt aantonen dat de persoon voor wie je aangifte loonheffing doet, minder dan 500 kilometer privé rijdt met de auto, dan geldt de auto voor de loonheffing volledig tot de bedrijfsadministratie. Alle kosten die betrekking hebben op de auto (zoals bijvoorbeeld benzine, verzekeringen, onderhoud en schade) worden dan in aftrek gebracht op de winst. Ook woon-werkverkeer is zakelijk aftrekbaar. Er vindt geen bijtelling plaats en de bedrijfsauto hoeft niet bij de loonaangifte vermeldt te worden. 

2. De zakelijke auto wordt jaarlijks meer dan 500 kilometer privé gebruikt

Ook wanneer je personeel meer dan 500 kilometer privé rijdt, zijn kosten die betrekking hebben op de auto zakelijk aftrekbaar. Maar om het privégebruik te compenseren vindt er bijtelling plaats op basis van de cataloguswaarde van de auto. Het voordeel dat de werknemer in de persoonlijke sfeer heeft van het gebruik van de auto wordt gezien als loon in natura, dat in de vorm van bijtelling vertaald wordt naar (indirect) salaris. Hierover moet, net als bij loon uit arbeid, belasting over betaald worden. Hieronder leggen we uit hoe je bedrijfsauto’s die ook privé gebruikt worden, opgeeft in de loonheffing.

Cataloguswaarde bepalen

Je kunt de catalogusprijzen van auto’s vinden in de database van de RDW. Als je via deze link een kentekencheck bij de RDW doet, zie je onder andere de cataloguswaarde van de betreffende auto. Deze waarde neem je als uitgangspunt bij het bepalen welk bedrag er aan bijtelling bij de loonaangifte moet worden opgeteld.

Opgaaf loonbelasting

Bij het opgeven van loonheffingen, moet je als er personeel (meer dan 500 km per jaar) gebruik maakt van een bedrijfsauto, de bijtelling opgeven. Dit representeert de fysieke waarde van de beloning in natura. Deze wordt dan bij het loon opgeteld en als zodanig belast.

Welk bijtellingspercentage je moet gebruiken, hangt af van de CO2-uitstoot van de auto en van de datum 1e toelating of 1e tenaamstelling van de auto. Deze begrippen leggen we hieronder uit.

De algemene bijtellingspercentages (2023) voor het privégebruik van de auto zijn:

• 22% voor auto’s met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2017
• 25% voor auto’s met een datum 1e toelating vóór 1 januari 2017
• 35% voor auto’s ouder dan 15 jaar.

Voor auto’s zonder CO2-uitstoot met een motor die kan worden gevoed met waterstof en voor volledig batterij aangedreven elektrische auto’s, geldt een korting op de waarde van het privégebruik. De korting is onder andere afhankelijk van de datum 1e toelating: als dit 2023 is, gelden de volgende bijtellingspercentages in 2023:

Voor elektrische auto’s:

• 16% voor zover de grondslag voor de bijtelling € 30.000 of lager is
• 22% voor het deel van de grondslag boven € 30.000

Voor waterstofauto’s en zonnecel auto’s:

• 16% voor de hele grondslag voor de bijtelling

Let op

> Vergeet niet, wanneer je een auto aanschaft voor personeel of voor jezelf als dga, dit door te geven aan de salarisadministratie of je boekhouder. De bijtelling of de rittenadministratie moet ingaan vanaf het moment dat de auto in gebruik is.

> De bijtelling op CO2 uitstoot vrije auto’s was in 2019 nog 4%. In de komende jaren zal het bijtellingspercentage steeds wat toenemen tot deze in 2026 met 22% gelijk is aan auto’s die wél CO2 uitstoten. Zo was de bijtelling voor een elektrische auto van de zaak in 2021 12% over de eerste 40.000 euro van de catalogusprijs van de auto en 22% over het bedrag daarboven. Dat werd met ingang van 2022 16% over de eerste 35.000 euro en 22% over het bedrag daarboven.

> Als je geen rittenadministratie bijhoudt, wordt er bijtelling op een zakelijke auto in rekening gebracht. Het kan fiscaal dus flink lonen om een kilometeradministratie bij te houden wanneer je jaarlijks minder 500 kilometer rijdt.

> Rijdt je personeel in een bestelauto en maken zij vaak veel zakelijke ritten op een dag? Om te voorkomen dat de rittenadministratie een te grote last is, kun je in aanmerking komen voor een vereenvoudigde rittenregistratie.

Meer weten?

De Belastingdienst heeft online veel informatie beschikbaar over de fiscale regelingen met betrekking tot het zakelijk gebruik van vervoersmiddelen. Deze pagina is een goed beginpunt. Alle details over de bedrijfsauto en loonheffingen vind je in hoofdstuk 23. het Handboek loonheffingen (2023). In dit artikel van Lexlupa lees je over de auto van de zaak in de omzet- en inkomstenbelasting. Heb je vragen over de fiscale regels of loonheffingen rond je bedrijfsauto(s)? Neem gerust contact op!