De werkkostenregeling is vanaf 2015 verplicht, begin op tijd met voorbereiden

Wanneer geldt de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling geldt hoofdzakelijk voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. De regeling heeft dus geen betrekking op vergoedingen en verstrekkingen die niet tot het loon behoren, of geen belast loon zijn.

Vrije ruimte of loon?
Vanaf 2015 kan waarschijnlijk maximaal 1,2% van het totale fiscale loon – dat wil zeggen het loon van al de werknemers tezamen – worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Op dit moment is dat nog 1,5%. Deze 1,2% van het totale fiscale loon wordt de vrije ruimte genoemd. Als de 1,2% wordt overschreden, wordt op het bedrag boven de vrije ruimte 80% loonbelasting ingehouden.

Bepaalde vormen van loon mogen niet in de vrije ruimte vallen. Een auto van de zaak, een dienstwoning, boetes en vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten zijn bijvoorbeeld altijd loon van de werknemer en vallen niet binnen de werkkostenregeling. In alle andere gevallen bepaal je zelf welke vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte worden ondergebracht.

Per werknemer kan een keuze worden gemaakt. De keuze wordt gemaakt door in de administratie de regels van de werkkostenregeling toe te passen, of de vergoeding of verstrekking te behandelen als loon van de werknemer. Als de vergoeding of verstrekking wordt behandeld als loon van de werknemer, gelden dezelfde regels als voor regulier loon.

Aanpassing van de administratie?
Uit de administratie moet blijken of het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte (1,2% van de loonsom) blijft. Als vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte zijn ondergebracht, hoeft de werknemer niet eerst zelf kosten te maken. Betalingsbewijzen en bonnen van de werknemers zijn dus niet nodig. Je kunt zelf bijhouden wanneer de 1,2% vrije ruimte wordt overschreden en wanneer de eindheffing van 80% betaald moet worden.

Een rekenvoorbeeld:
Je hebt een bedrijf met 5 werknemers, met een totaal loon van € 150.000,-. De vrije ruimte is dan 1,2% * € 150.000,- = € 1.800,-. Er kan dan gemiddeld € 150,- per maand onbelaste vergoedingen en verstrekkingen besteed worden in de vrije ruimte. Het bedrag per maand en per werknemer mag verschillen, maar over al hetgeen boven € 1.800,- wordt 80% eindheffing gerekend.

Gebruikelijkheidstoets
Om oneigenlijk en buitensporig gebruik van de werkkostenregeling te voorkomen kent de huidige regeling een gebruikelijkheidtoets. De waarde van de aangewezen vergoedingen die je in de vrije ruimte onderbrengt mag niet in belangrijke mate (> 30%) afwijken van wat bij andere gevallen in overeenkomstige omstandigheden redelijk is. De Belastingdienst moet dan met bewijzen van overeenkomstige gevallen komen om hard te kunnen maken dat de kosten in belangrijke mate afwijken. Het deel boven de 30% grens, is loon van de werknemer.

Gerichte vrijstellingen
Een aantal vergoedingen en verstrekkingen vallen onder een gerichte vrijstelling. Indien aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, gaan zij niet ten koste van de vrije ruimte. Voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen gelden gerichte vrijstellingen.

• Vervoer en reiskosten (abonnementen, kostenvergoedingen kilometers (max 0,19 EUR per km, losse kaartjes voor zakelijke reizen);
• Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking;
• Bijscholing, cursussen, congressen, vakliteratuur (alleen op werkplek), training e.d., voor zover van belang voor het werk van de werknemer;
• Studie- en opleidingskosten; Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC procedures);
• Outplacement;
• Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d.;
• Verhuiskosten;
• Fiets, elektrische fiets, scooter etc: maximaal 0,19 EUR per km.;
• Extraterritoriale kosten.

Loon in natura met nihilwaardering
Voor bepaalde soorten loon in natura geldt tot 1 januari 2015 nog een nihil waardering. Dat betekent dat dit loon in natura niet bovenop het reguliere loon wordt opgeteld. De volgende vergoedingen en vertrekkingen kunnen op nihil worden gewaardeerd:

• Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
• Arbo-voorzieningen;
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
• Uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft;
• Mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is; Portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is;
• OV-jaarkaart en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt;

Nieuwe regels per 1 januari 2015
Bovenstaande nihil waarderingen gelden nog in 2014. Per 1 januari 2015 worden voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen gerichte vrijstellingen ingevoerd. Daarnaast zijn gereedschappen en computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur onbelast, indien ze noodzakelijk zijn voor het werk. De werkgever hoeft in dat geval geen rekening te houden met het privévoordeel van de werknemer. Voor meer informatie over de voorgenomen wijzigingen klik hier.

Aandachtspunten
Als je op dit moment nog het regime van vrije vergoedingen en verstrekking toepast, is het aan te raden te inventariseren welke veranderingen de nieuwe regeling met zich mee kan brengen. Je kunt bijvoorbeeld eerst op een rij zetten welke vergoedings- en verstrekkingsregelingen binnen de onderneming bestaan. Vervolgens kun je nadenken over welke vergoedingen je in de vrije ruimte zou willen brengen en of je daarmee beneden de grens van 1,2% blijft. Misschien wordt een werknemersfaciliteit te duur en kunnen er wellicht acties worden ondernomen om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen. Wij adviseren je hierbij graag.